Que doit mentionner votre facture ?

Un certain nombre de mentions obligatoires du point de vue de la TVA doivent figurer sur une facture. Il faut cependant distinguer les factures ordinaires des factures simplifiées, qui peuvent être utilisées dans certains cas.

1.    La facture ordinaire

1.1. Mentions TVA obligatoires sur une facture ordinaire

Les mentions obligatoires du point de vue de la TVA figurent à l’art. 5, §1, AR n° 1, et sont les suivantes :

  • La date de facture. Il s'agit simplement de la date à laquelle la facture est émise. Elle permet de vérifier si vous avez facturé à temps.
  • Une numéro de série. C'est le numéro sous lequel la facture sera enregistrée dans votre livre de vente. Il faut qu’il s'agisse d'une numérotation continue, mais, du reste, on peut tout aussi bien utiliser la numérotation 1, 2, 3 que par exemple 2018/1, 2018/2, 2018/3 ou 001, 002, 003, etc. Elle ne doit pas nécessairement commencer à 1 ou 001 chaque année. Elle peut débuter à 100 ou même à 152, c'est permis. Veillez toutefois à rester crédible vis-à-vis des autorités fiscales (« Où sont passées ces 99 premières factures ? »). Plusieurs séries sont également autorisées. Si une société gère trois points de vente, une série peut être créée par point de vente, comme 1-2018/1, 1-2018/2, etc. et 2-2018/1, 2-2018/2, etc. et 3-2018/1, 3-2018/2, etc.
  • Les données d’identité du fournisseur. Il s'agit simplement du nom et de l'adresse complète du vendeur. Les entrepreneurs travaillant avec une société doivent bien entendu indiquer le nom et l'adresse du siège social de la société. La forme juridique, c'est-à-dire le type de société (SPRL, SA, etc.), doit également être mentionnée.
  • Le numéro TVA du fournisseur.
  • Les données d’identité du client. Il s'agit du nom et de l'adresse complète du client. Il est très important d’indiquer l'adresse correcte. Les adresses de boîtes postales, p/a ou de c/o ne sont pas correctes dans ce contexte ! Ne les utilisez donc que sur l'enveloppe. Vous pouvez notamment vérifier le nom et l'adresse corrects de votre client sur le site du SPF économie.
  • Le numéro TVA du client. Bien entendu, seulement si le client est assujetti à la TVA. Veillez alors à indiquer le numéro de TVA correct. Vous pouvez facilement le vérifier sur le site de la Commission européenne.
     
    Depuis le 1er octobre 2018, les petites entreprises exonérées (dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 25 000 euros) et les entreprises agricoles forfaitaires ne sont plus autorisées à communiquer leur numéro d'identification TVA à leurs entrepreneurs immobiliers. En effet, ils ne déposent pas de déclarations de TVA, et ne peuvent donc pas déclarer la TAV reportée (art. 53quater, §1, al. 2 CTVA et Circ. 2019/C/3, 25.01.2019).
  • La date de livraison ou la date de fin des travaux ou services. Il ne suffit pas d'indiquer la date de facturation. Si une facture est établie le 27 octobre 2019 pour une livraison le 18 septembre 2019, la date de livraison doit en principe être explicitement mentionnée.  
    Ce n’est par contre par le cas lorsque la date de facturation correspond à celle de la livraison. En effet, la date de livraison des marchandises ou de fin des travaux/services peut être omise si elle correspond à la date de la facture.
     
    Chaque facture peut donc contenir deux dates, à savoir d’une part la date d'émission de la facture, et d’autre part la date à laquelle le fait générateur de la taxe (livraison, prestation de services) a eu lieu ou la date de réception du paiement, si elle précède la livraison ou la prestation de services (et qu'aucune facture préalable n'a encore été établie), à condition que cette date ait été établie et soit différente de celle de l’émission. S'il n'y a pas encore eu de livraison ou si la prestation n'a pas encore été effectuée et qu'un acompte a déjà été facturé, la date de réception de tout ou partie du prix ne doit pas être indiquée, car elle ne peut pas encore être connue au moment de l'établissement de la facture. La date de la facture d’acompte rend toutefois la TVA exigible depuis 2016.
  • La description des biens vendus ou des travaux / services réalisés. Cela sert à déterminer le taux de TVA applicable. Concrètement, cette description ne doit pas être trop vague, dans le style « livraison le... » ou « pour des travaux/services effectués à... ». Il n'est pas nécessaire d'établir une facture jusque dans les moindres détails. Il est toujours possible de se référer à une offre (qui doit alors être conservée avec la facture).
  • Le montant sur lequel la TVA est due. Cela signifie principalement qu'il est interdit d'établir des factures incluant la TVA. En d'autres termes, le montant sur lequel la TVA est due et le montant de la TVA elle-même doivent toujours être indiqués séparément. Si des taux différents doivent être appliqués dans une même facture, il faut indiquer, pour chaque taux, le montant sur lequel il est calculé.
    En ce qui concerne l'arrondi au multiple de 5 centimes d'euro le plus proche, une tolérance est possible dans le cas de livraisons de biens ou de prestations de services qui sont soumises à des taux de TVA différents. L’administration permet de calculer la TVA sur le montant total à payer pour chaque taux avant d’arrondir (déc. E.T. 125.703, 02.02.2016).
  • Le prix unitaire. C'est également une obligation légale, en particulier pour ceux qui fournissent des biens, mais aussi pour les services. Concrètement, cela signifie le prix par unité de mesure (par pièce, par mètre courant, par carton, par heure, etc.) S'il s'agit plutôt de commandes ponctuelles ou simplement de prix fixes, par exemple pour un travail particulier, alors le prix lui-même, tel qu'il a été convenu, peut parfaitement être considéré comme le prix unitaire.
  • Les réductions éventuelles. En principe, il ne faut pas calculer la TVA sur les rabais. Il est donc important de les mentionner également. La TVA ne doit jamais être calculée sur une réduction accordé à un client qui paie avant une certaine date, et ce que le client ait ou non effectivement payé avant cette date.
     
    Exemple
    Vous établissez une facture d'un montant de 1.000 € + TVA. Si le client vous paie dans les dix jours, il bénéficie d'une remise de 2%. Il ne doit donc vous payer que 980 € + TVA.
    Dans les deux cas, c'est-à-dire quel que soit le moment où le client paie réellement, la TVA ne doit être calculée que sur 980 €. La TVA à payer par le client (21%) sera donc toujours de 205,80 €.
    S'il paie dans les dix jours, il doit donc payer un total de 1.185,80 € (980 € + 205,80 € TVA). Passé ce délai, il devra vous payer 1.205,80 € (1.000 € + 205,80 € TVA). Mais en aucun cas il ne devra vous verser 1.210 € !

     
    Une pénalité de retard n'est pas considérée comme une réduction du prix de l'acte accompli. Il s'agit d'une compensation pour le retard occasionné (circ. 2017/C/65, 25.10.2017).
     
    Exemple
    Pour un montant de 1.000 € HTVA, ou 1.210 € TVAC, si la pénalité de retard est de 5%, son montant est de 50 € (5% de 1.000 €). Le montant à payer concrètement, après compensation, s'élève alors à 1.160 € (1.210 € - 50 €), car la base imposable pour les livraisons de biens ou les prestations de services reste de 1.000 €. La TVA due est donc toujours de 210 €.
  • Taux de TVA applicable et montant total de la TVA due. Le taux de TVA appliqué (6%, 12% ou 21%) doit donc être clairement indiqué, de même que le montant total de la TVA. Ce dernier point sera particulièrement important si différents taux de TVA doivent être appliqués dans une seule facture, ou si plusieurs produits/services ont été fournis, et que le prix et la TVA sont indiqués séparément pour chacun d’eux.
  • Mention en cas d’acquittement de la TVA par un cocontractant. Nous visons ici le cas où la TVA facturée doit être acquittée par le cocontractant. La mention « autoliquidation » est alors nécessaire (art. 20 de l'arrêté royal n° 1). Cette mention est le minimum obligatoire. Rien ne vous empêche d'être un peu plus clair à l'égard d'un client et de mentionner, par exemple, « autoliquidation, AR TVA n° 1, art. 20 ». Ce qui permet à tout le monde (le vendeur, le contrôleur, le client) de savoir pourquoi la TVA est reportée, et donc de pour pouvoir remplir correctement sa déclaration TVA. En d'autres termes, mieux vaut être un peu plus clair, et ne pas favoriser la simplification à tout prix.
     
    Il existe d'autres cas dans lesquels la mention « autoliquidation » doit être utilisée : les prestations de services intracommunautaires qui suivent la règle principale B2B en matière de localisation (art. 21, §2 CTVA), la fourniture d'or (d'investissement) (art. 20bis AR TVA n° 1) ou le transfert des droits d'émission de CO2 (art. 20ter AR TVA n° 1). Depuis le 1er octobre 2018, les petites entreprises exonérées (dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 25.000 €) et les entreprises agricoles qui travaillent au forfait ne sont plus autorisées à communiquer leur numéro d'identification TVA à leurs entrepreneurs en construction. Car ils ne déposent pas de déclarations de TVA, et ne peuvent donc pas payer la TVA qui devrait être autoliquidée (art. 53quater, §1, al. 2 CTVA ; Circ. 2019/C/3, 25.01.2019).
  • Mentions obligatoires en cas de « self-billing ». En cas de « self-billing », c’est le cocontractant qui émet la facture au nom et pour le compte du fournisseur ou du prestataire de services. En d'autres termes, c'est le client qui établit la facture, et pas le fournisseur. Dans un tel cas, il faut mentionner explicitement « Facture émise par le client ».
  • Régime particulier des agences de voyages. La mention « Régime particulier - agences de voyages » doit figurer sur la facture en cas d'application de ce régime spécial.
  • Régime de la marge. Les mentions « Régime particulier - biens d'occasion », « Régime particulier - objets d'art », « Régime particulier - objets de collection ou antiquités » doivent figurer explicitement sur la facture lorsque l’on applique un des régimes spéciaux applicables respectivement aux biens d'occasion, aux objets d'art, aux objets de collection ou aux antiquités (c’est-à-dire un régime de marge).
  • Vente de voitures neuves. Enfin, il convient de noter que, lors de la vente de voitures neuves, la mention de l'année et du modèle de carrosserie ne doit plus figurer sur la facture, mais les autres mentions particulières doivent toujours y figurer (art. 5, §1, 7° AR TVA n° 1).

1.2. Qu’est-il conseillé de mentionné sur une facture ?

1.2.1. La date limite de paiement

Paiement comptant ? Cela peut tout à fait être indiqué, mais, à proprement parler, cela signifie que la facture doit être payée immédiatement. En pratique, ce n’est souvent pas le cas, sauf si cela a été expressément convenu à l'avance. Même dans un tel cas, il faut souvent d'attendre, car le paiement n'est pas effectué immédiatement. Le résultat est alors qu'il n'y a plus de délai de paiement strict du tout.

Indiquez une date plutôt qu’un délai. Bien sûr, c'est de la pure paresse de la part du client, mais... si vous l'indiquez sur votre facture qu'elle doit être payée avant le 1er avril, par exemple, c'est « plus clair » que de dire qu'elle doit être payée dans les dix jours, même si cela signifie la même chose en pratique. En d'autres termes, une date est plus concrète qu'une échéance. Car le client n'a alors pas à compter lui-même pour déterminer le moment où votre facture doit être payée.

Encadrez la date de paiement. Plus le délai de paiement est visible, mieux c'est. De nombreux clients paient aujourd'hui leurs factures à partir de leur PC, et ne se rendent plus à la banque pour le faire. Il leur suffit donc de saisir une date de paiement sur le formulaire de virement à l'écran. Et plus cette date est facile à trouver, mieux c'est. Indiquez-la donc, par exemple, dans un cadre, en gras ou dans une police plus grande, etc.

1.2.2. Les conditions générales ?

Ce n’est pas obligatoire, mais de nos jours, il est préférable de prendre les dispositions nécessaires vis-à-vis des clients, notamment en ce qui concerne les conséquences des retards de paiement (intérêts, indemnisation, etc.), le temps dont ils disposent pour signaler tout défaut visible ou invisible, etc. Ces « conventions » constituent en fait vos conditions générales de vente. En principe, elles vous sont donc favorables.

Les conditions générales sont mentionnées au verso du la facture, car il n'y a plus souvent de place au recto. Toutefois, il est important qu’il soit mentionné, à l’avant, que les conditions générales se trouvent à l’arrière du document. Car pour qu’elles soient valables, il faut que votre client en ait effectivement pris connaissance.

1.3. D’autres choses à mentionner ?

1.3.1.    Mentionner le fait qu’il s’agit d’une facture ?

Le mot facture n'est en fait pas obligatoire. Ni la TVA, ni les contributions directes, ni le droit commercial ou civil ne prévoient l'obligation de le mentionner. Il est cependant fréquent de le faire, ne serait-ce que pour être bien sûr qu’il soit clair pour tout le monde qu’il s'agit d'une facture.
Vous êtes, de même, totalement libre de choisir ce qui est exactement inscrit sur la facture, et où, à condition que tout ce qui doit y être mentionné y figure effectivement. Peu importe donc si, par exemple, l'adresse du vendeur ou du prestataire de services est en bas et ses comptes bancaires en haut.

1.3.2.    Mention obligatoire du numéro d’entreprise

Le « numéro d'entreprise » est ce qui remplacé l'ancien numéro de registre du commerce. Il doit être mentionné sur tous les « documents » émanant d'un fournisseur, c’est-à-dire principalement sur les offres et les factures. Le numéro de TVA est identique au numéro d'entreprise (et inversément). Il s'agit d'un numéro à dix chiffres, alors que le numéro de TVA n’en comportait que neuf auparavant. Il n'est donc pas nécessaire d’indiquer à la fois le numéro d'entreprise et le numéro de TVA.  Ce qui est obligatoire, c’est que le numéro de TVA soit indiqué sur vos factures, et comme il est identique au numéro d'entreprise, il suffit de l'indiquer une seule fois. En outre, étant donné que le mot « numéro d'entreprise » ne doit pas être mentionné, alors que les lettres « BE » sont requises pour la TVA, pour des raisons de commodité, le numéro de TVA complet est simplement mentionné comme suit : TVA BE 0123.456.789.
Le « RPM » (registre des personnes morales) ne doit être utilisé que si vous êtes en société. Ce registre indique en fait l'arrondissement judiciaire dont votre entreprise relève, en tant que personne morale. Pour les travailleurs indépendants exerçant une activité en entreprise unipersonnelle, cet arrondissement dépend de leur lieu de résidence. Il n'est donc pas nécessaire de le mentionner.

1.3.3.    Pour les entrepreneurs : qui de votre numéro d’enregistrement ou d’agrément ?

Depuis le 1er septembre 2012, l'enregistrement des entrepreneurs est supprimé. Jadis, il n'était d’ailleurs pas obligatoire d'indiquer votre numéro d'enregistrement, mais, en pratique, vous n'aviez pas d'autre choix que de l'indiquer sur vos factures, puisque tout entrepreneur avait intérêt à ce que ses clients sachent qu’il était enregistré. Car certains travaux ne pouvaient alors être réalisés que par un entrepreneur enregistré, du moins si l’on souhaitait bénéficier de certaines mesures favorables, comme le taux réduit de TVA de 6%. Mais ce n’est plus le cas à l’heure actuelle. Il n'est donc plus utile de mentionner le numéro d'enregistrement. Car tout le monde apprend, petit à petit, que cet enregistrement a été supprimé, et cette mention perd donc de sa force en tant que marque de qualité.
Toutefois, si un entrepreneur dispose d'un « agrément », il peut bien entendu l'indiquer sur ses factures. Bien que cet agrément ne soit lié qu’aux marchés publics, elle peut être considérée comme un signe de qualité par d'autres clients.
Car pour pouvoir concourir pour un marché public d'une certaine nature et d'une certaine taille, un entrepreneur doit remplir un certain nombre de conditions relatives à sa capacité technique, sa capacité financière et son intégrité professionnelle. En d'autres termes, une telle reconnaissance en tant qu'entrepreneur est un label de qualité. Si nécessaire, vous pouvez donc l'utiliser, en toute sécurité, sur vos factures.

1.3.4.    Dans quelle monnaie établir votre facture ?

La facture doit être établie dans la monnaie de l'Etat membre de l'UE qui détermine les règles de facturation. Habituellement, vous pourrez utiliser l'euro comme devise, mais il existe des exceptions. Si vous êtes concerné par l’une d’elles, vous pouvez continuer à utiliser l'euro, mais il faut alors également mentionner l'autre devise.
Dès qu'un montant de TVA est indiqué sur la facture, il doit l'être également en euros.

1.3.5.    Signer la facture ?

Il n'y a pas d'obligation de signer les factures. De plus, il est préférable de ne pas le faire, car une facture signée peut être considérée comme une facture déjà payée.

2. Quelles mentions sur une facture simplifiée ?

2.1. Facture simplifiée ?

Une facture simplifiée doit contenir moins de mentions obligatoires. Il s'agit donc d'une facture comme les autres, mais qui peut être établie plus rapidement, car elle doit contenir moins d'informations.
Le principe d'une facture simplifiée existait auparavant dans la législation TVA, mais en l'absence de modalités d'application, il était toujours resté lettre morte. Cependant, depuis 2013, ce principe est désormais applicable concrètement. On a en effet précisé dans quels cas vous pouvez émettre une facture simplifiée, ainsi que les mentions minimales qu'elle doit contenir (art. 13 AR TVA n°1).

2.2. Sous quelles conditions une facturation simplifiée est-elle possible ?

Il y a trois possibilités. Ce n'est que dans l’un des cas suivants que, depuis 2013, une facture simplifiée peut être utilisée :

  1. Lorsque le montant de la facture, hors TVA, ne dépasse pas 100 € ;
  2. Lorsque les pratiques commerciales ou administratives du secteur d'activité concerné, ou les conditions techniques d'émission des factures, impliquent le respect de toutes les obligations légales (encore à déterminer par arrêté ministériel) ;
  3. S’il s’agit d’un document rectificatif, le document doit contenir une référence spécifique et univoque à la facture originale, ainsi que la mention spécifique des modifications apportées.

Pas possible dans les cas suivants. Même si l'on se trouve dans l’un des cas visés ci-dessus, on ne peut pas émettre de facture simplifiée dans les cas suivants :

  • en cas de livraison avec installation ou montage ;
  • en cas d’application du régime particulier de la vente à distance ;
  • en cas de livraisons et d'acquisitions intracommunautaires ;
  • lorsqu’il s’agit d’une vente pour laquelle la TVA doit être payée par le cocontractant (« autoliquidation »), comme par en cas de travaux de construction pour un client possédant un numéro de TVA.

2.3. Quelles sont les mentions minimales d’une telle facture simplifiée ?

  • Énumération des mentions obligatoires. Une facture simplifiée ne doit contenir que les mentions suivantes :
  • La date de la facture. C’est-à-dire la date à laquelle la facture a été émise.
  • Un numéro de série. C’est le numéro sous lequel la facture est enregistrée dans votre livre des ventes. Il peut s’agir, le cas échéant, d’une série distincte au sein de votre comptabilité.
  • Les données d’identité du fournisseur. Il s’agit simplement de votre nom complet et de votre adresse. Si vous êtes une entreprise, c'est bien sûr le nom et l'adresse de l'entreprise que vous devez mentionner, et non vos propres coordonnées. La forme juridique, c'est-à-dire le type de société, telle qu'une SA, une SRL, etc., est également nécessaire.
  • Le numéro de TVA du fournisseur.
  • Le numéro de TVA du client ou, en l’absence de celui-ci, les données d’identité de ce client. Ces données sont le nom complet et l’adresse.
  • La description des biens vendus, ou des travaux ou services réalisés.
    Le montant sur lequel la TVA est due.
  • Le montant de la TVA.
  • Document rectificatif. Dans le cas d'un document « rectificatif » (note de crédit), il faut aussi une référence spécifique et univoque à la facture originale, ainsi qu’une mention des modifications apportées.

La différence avec une facture « complète » ordinaire réside, entre autres, dans ce qui suit :

  • les données d'identité peuvent être omises si le client possède un numéro de TVA ;
  • la date de la fourniture ou de fin des travaux/services ne doit pas être indiquée ;
  • la description des biens/services fournis est légèrement plus vague, en ce sens que la quantité ne doit pas être indiquée ;
  • les éventuelles réductions ne doivent pas être mentionnés séparément ;
  • l'indication du prix unitaire n’est pas obligatoire.